Strona internetowa dla firmy digitalizacji i archiwizacji dokumentów dla firm

Zamów bezpłatną wycenę Zobacz realizacje

Kartony z aktami zajmują pokój, który mógłby być biurem, a szukanie umowy sprzed lat trwa pół dnia. Firma zleci skanowanie tam, gdzie widzi, kto dotyka dokumentów, jak są przewożone i w jakiej formie wrócą.

Zlecenie digitalizacji zaczyna się zwykle od zdarzenia: przeprowadzki, kontroli, połączenia firm albo braku miejsca. Decyzję podejmuje zarząd razem z osobą od ochrony danych, a ta patrzy przede wszystkim na bezpieczeństwo. Firma pisze do wykonawcy, który opisuje odbiór dokumentów, miejsce skanowania, dostęp pracowników i zwrot lub niszczenie oryginałów. Format plików i sposób wyszukiwania to drugie pytanie, nie pierwsze.

Dwie strony firmy digitalizacji i archiwizacji dokumentów dla firm. Ta sama firma, inny wynik

Strona, która gubi klienta

Strona mówi o skanowaniu, ale nie o tym, gdzie fizycznie leżą dokumenty.Inspektor ochrony danych odrzuca wykonawcę, zanim ktoś do niego zadzwoni.
Brak przykładu, jak wygląda gotowy, opisany plik.Kierownik biura nie widzi wartości usługi ponad zwykłe skanowanie i porównuje tylko cenę.
Ogólne hasła o bezpieczeństwie bez konkretów.Firma z wrażliwymi aktami uznaje je za puste i wybiera wykonawcę, który opisał procedury.

Strona, która go prowadzi do kontaktu

Proces od odbioru do zwrotuOpis każdego etapu odpowiada na pytanie, gdzie są dokumenty i kto ma do nich dostęp.
Bezpieczeństwo i dane osoboweUmowa powierzenia, zabezpieczenie pomieszczeń, poufność pracowników to podstawa decyzji.
Formaty i opis dokumentówPrzeszukiwalne pliki, nazwy, struktura folderów. Klient widzi, jak będzie potem szukał.
Rodzaje dokumentówAkta kadrowe, księgowe, rysunki, księgi. Każdy rodzaj ma inne wymagania i jest wyszukiwany innymi frazami.
Przechowywanie lub niszczenie oryginałówKlient musi wiedzieć, co stanie się z papierem po skanowaniu.
Wycena z opisem archiwumFormularz o liczbie segregatorów, formatach i stanie dokumentów przyspiesza ofertę.

W jakiej sytuacji klient trafia na Twoją stronę

Biuro przenosi się do mniejszej siedziby i nie ma gdzie trzymać archiwum.

Odbioru dokumentów z biura, przechowania oryginałów lub ich bezpiecznego zniszczenia.

Dział kadr chce mieć teczki pracowników w wersji elektronicznej.

Umowy powierzenia danych i informacji, kto ma dostęp do skanów.

Biuro projektowe ma szafy z rysunkami wielkoformatowymi.

Potwierdzenia skanowania dużych formatów i przykładowej jakości plików.

Bezpieczeństwo i rezultat to temat górnej części strony: dokumenty zabrane i opisane, skany przeszukiwalne, oryginały zwrócone albo zniszczone z protokołem. Do tego przycisk wyceny. Klient przekazuje akta kadrowe czy umowy, więc musi od razu zobaczyć, że ktoś myśli o poufności.

Usługi, które najczęściej składają się na stronę dla firm digitalizacji i archiwizacji dokumentów dla firm

Strony internetowe

Szybka, bezpieczna i widoczna w Google. Kod pisany od zera pod Twoją markę, bez ograniczeń gotowych szablonów.

Dowiedz się więcej →

Wizytówka Google

Gdy ktoś szuka usługi w okolicy, Twoja firma wyświetla się pierwsza. Z pełnymi danymi, opiniami i zdjęciami.

Dowiedz się więcej →

Pozycjonowanie SEO

Nie płacisz za kliknięcia, tylko za systematyczny wzrost widoczności w Google.

Dowiedz się więcej →

Czym wyróżnia się dobra strona w tej branży

Łańcuch przechowywania dokumentów opisany krok po kroku: kto je zabiera, gdzie leżą, kto je skanuje i jak klient je potem znajdzie. Do tego przykładowy wynik, na przykład struktura folderów i wyszukanie po nazwisku. Rzetelność firmy digitalizacyjnej widać w szczegółach procesu, zapewnienia mówią niewiele.

Co wpływa na zakres i koszt

Opis każdego typu dokumentów na osobnej podstronie i rozbudowanie sekcji o bezpieczeństwie wyznaczają wielkość projektu. Formularz wyceny z wieloma polami albo strefa klienta do pobierania plików to dodatkowe elementy. Jeśli oferujesz też niszczenie dokumentów, warto mu dać własną podstronę.

Najczęstsze pytania

Czy formularz może zbierać szacowaną ilość dokumentów do digitalizacji?

Tak, formularz można dopasować tak, by klient podał przybliżoną liczbę stron lub segregatorów, co przyspiesza przygotowanie wyceny.

Czy warto opisać zabezpieczenia poufności przetwarzanych dokumentów?

Tak, informacja o umowach poufności i zabezpieczeniach danych jest kluczowa dla firm powierzających wrażliwą dokumentację zewnętrznemu partnerowi.

Co zrobić, żeby opis bezpieczeństwa nie brzmiał jak slogan?

Wypisz konkretne rzeczy: jak przewozisz dokumenty, gdzie je skanujesz, kto ma dostęp, czy podpisujesz umowę powierzenia. Każde z tych zdań da się sprawdzić. Ogólne zapewnienia o pełnym bezpieczeństwie nikogo nie przekonują.

Czy pokazywać przykładowe skany na stronie?

Tak, ale na fikcyjnych lub publicznych dokumentach. Widok przeszukiwalnego PDF i struktury folderów pokazuje różnicę między Twoją usługą a skanowaniem w biurze. Klient lepiej ocenia jakość, gdy ją widzi.

Czy opisywać różne branże osobno?

Jeśli masz doświadczenie z kadrami, księgowością czy dokumentacją budowlaną, osobne podstrony bardzo pomagają. Każda branża pyta o inne rzeczy i wpisuje inne frazy. Wspólna strona zwykle odpowiada na nie zbyt ogólnie.

Pokaż drogę każdego segregatora

Ułożymy stronę tak, żeby zarząd i osoba od danych osobowych znalazły w niej odpowiedzi przed pierwszą rozmową.

Zamów wycenę

Pokrewne branże

Wszystkie branże →

Warto przeczytać na blogu

Wszystkie artykuły →