Firmy działające sezonowo, jak te obsługujące wesela, eventy czy usługi wakacyjne, wiedzą z wyprzedzeniem, kiedy nadejdzie szczyt ruchu, a mimo to często przygotowują się do niego w ostatniej chwili. Konkretny plan przygotowań, rozłożony w czasie, zmniejsza ryzyko chaosu operacyjnego w najważniejszym dla firmy okresie roku.
Przegląd wszystkich punktów kontaktu z klientem
Przed sezonem warto przejść całą ścieżkę klienta, od pierwszego kontaktu przez stronę czy reklamę, aż po finalizację rezerwacji, sprawdzając, czy każdy element działa sprawnie. Drobne niedociągnięcia, niezauważalne przy niskim ruchu, mogą stać się poważnym problemem przy większej liczbie równoczesnych klientów.
Tym zajmujemy się na co dzień
Strony internetowe
Szybka, bezpieczna i widoczna w Google strona pisana od zera pod Twoją markę.
Zobacz usługę →Przygotowanie zespołu na zwiększone obciążenie
Wzrost liczby zapytań i rezerwacji oznacza więcej pracy dla zespołu obsługującego klientów. Warto z wyprzedzeniem ustalić, czy obecna liczba osób i rozdział obowiązków wystarczy w szczycie sezonu, czy potrzebne jest dodatkowe wsparcie, choćby tymczasowe.
Aktualizacja materiałów informacyjnych
Cenniki, opisy usług, informacje o dostępności czy warunkach rezerwacji powinny być zaktualizowane przed startem sezonu, żeby uniknąć sytuacji, w której klient otrzymuje nieaktualne informacje w najbardziej newralgicznym momencie kontaktu z firmą.
Test technicznej wydajności przed szczytem
Strona internetowa i system rezerwacji powinny zostać sprawdzone pod kątem wydajności jeszcze przed realnym wzrostem ruchu, żeby ewentualne problemy techniczne wyszły na jaw w spokojniejszym okresie, a nie dopiero w trakcie samego szczytu sezonu.
Plan komunikacji na wypadek nieprzewidzianych sytuacji
Warto z wyprzedzeniem ustalić, jak firma będzie reagować na nieprzewidziane sytuacje w szczycie sezonu, na przykład nagły wzrost liczby zapytań przewyższający zdolności obsługowe, żeby nie improwizować pod presją czasu, gdy problem się faktycznie pojawi.
Podsumowanie przygotowań jako punkt kontrolny
Krótki przegląd wszystkich elementów przygotowań tuż przed startem sezonu pozwala upewnić się, że nic istotnego nie zostało pominięte, zanim firma wejdzie w okres, w którym poprawianie błędów jest znacznie trudniejsze niż w spokojniejszych miesiącach.